一、發(fā)布會中的注意事頂

1、 會議主持人要充分發(fā)揮主持和組織作用，以莊重的言談和感染力，活躍整個會議氣氛，引導(dǎo)記者踴躍提問。當(dāng)記者的提問離開會議主旨太遠(yuǎn)時，主持人要善于巧妙地將話題引向主題。會議出現(xiàn)緊張氣氛時，主持人能夠及時調(diào)節(jié)緩和，不要隨便延長預(yù)定會議時間。

2、 對于不愿發(fā)表和透漏的東西，應(yīng)婉轉(zhuǎn)地向記者作解釋，記者一般會尊重組織者的意見的。如果吞吞吐吐，反而更會使記者追根問底，造成尷尬局面，甚至記者會因此發(fā)表對企業(yè)不利的報道。

3、 不要隨便打斷記者的提問，也不要以各種動作、表情和語言對記者表示不滿。即使記者的提問帶有很強(qiáng)的偏見或帶有挑釁性，也不能激動發(fā)怒。這時應(yīng)表現(xiàn)也一定的涵養(yǎng)，以平靜的話語和確鑿的事理給予糾正和反駁。

4、 遇到回答不了的問題時，不能簡單地說不清楚、不知道、我不能告訴你等。應(yīng)采取靈活而又通情達(dá)理的辦法給予回答，避免引起記者的不滿和反感。

5、 所發(fā)布的消息必須準(zhǔn)確無誤，若發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時予以更正。

6、 同時要開場時一定要介紹清楚自己的身份，應(yīng)以當(dāng)前所給材料角色為主。

二、新聞發(fā)布會的資料準(zhǔn)備

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應(yīng)為：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、發(fā)言人的背景資料介紹。(應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等)

5、公司宣傳冊

6、產(chǎn)品說明資料。(如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話)

7、有關(guān)圖片

8、紀(jì)念品(或紀(jì)念品領(lǐng)用券)

9、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò))

10、空白信箋、筆(方便記者記錄)

三、發(fā)布會發(fā)言人的確定

新聞發(fā)布會也是公司要同媒介打交道的一次很好的機(jī)會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認(rèn)知會產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無疑也會令人不悅。

新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：

公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。

良好的外型和表達(dá)能力。發(fā)言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達(dá)能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表包括身體語言整潔、大方得體。

執(zhí)行原定計劃并加以靈活調(diào)整的能力。

有現(xiàn)場調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動發(fā)布會現(xiàn)場的氣氛。

四、發(fā)言人回答記者問的準(zhǔn)備

在新聞發(fā)布會上，通常在發(fā)言人進(jìn)行發(fā)言以后，有一個回答記者問的環(huán)節(jié)。可以充分通過雙方的溝通，曾強(qiáng)記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準(zhǔn)備、親和力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪，可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進(jìn)一步的升華。

在答記者問時，一般由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強(qiáng)的問題，由他人輔助。發(fā)布會前主辦方要準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

五、新聞發(fā)布會對記者的邀請

媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝选Ｂ?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。

適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔Πl(fā)布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經(jīng)報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個企業(yè)與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。

在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進(jìn)行回絕。

六、新聞發(fā)布會要避免以下誤解

1。新聞發(fā)布會無新聞

有些企業(yè)似乎有開發(fā)布會的“壞嗜好”，大多數(shù)情況下，企業(yè)沒有重大新聞，但為了保持一定的影響力和證明自己的存在，他們還需要不時地開發(fā)布會。其結(jié)果是，雖然企業(yè)耗費了大量的精力，但幾乎沒有收獲。缺乏新聞的是，組織者傾向于以發(fā)布會的形式思考，絞盡腦汁，興奮程度可以，但效果并不理想。如果太吵，參與者會記住人腦的形式，但會忘記組織者想表達(dá)什么。

2。新聞發(fā)布會的主題不明確。

從企業(yè)的角度看，主辦單位不分青紅皂白的出版偏離了主題，被媒體視為廢紙。在溝通過程中，有些企業(yè)害怕泄露商業(yè)秘密。當(dāng)涉及到特定的數(shù)據(jù)時，它們總是含糊不清的。當(dāng)涉及敏感話題時，他們要么無法回答，要么正在調(diào)查中。這樣，媒體就想知道，企業(yè)不能提供，媒體不想處理，企業(yè)也不厭倦。